【作業効率アップ!】Todistとtogglを組み合わせてタスクと時間を管理する方法:実践編

この記事は、以下の記事の続きとなる実践編です。

 

Todist、togglの登録がまだの人、タスク管理の考え方を知りたい人は、先に「考え方、登録編」を参照ください。


yo_ta
具体的にTodistとtogglを連携させて利用する方法を解説していきます!

Todoistとtogglを連携させて使用する方法

Todoistとtogglを連携させて利用するためには、いくつかのアドオンが必要です。

必要なアドオンの導入方法から説明していきます。

連携後の状態(完成形)

アドオンを追加して完成した状態がこちら。

アドオン追加でできること
  • 見積もり時間がわかる
  • 完了予定時刻がわかる
  • Todoistのタスクからtogglにタスクを連携できる
yo_ta
タスクの「外出し」「細分化」「時間管理」ができていますね。

togglのアドオン(Toggl Button)を導入する

Toggl Button
Toggl Button:Productivity & Time Tracker

Toggl Buttonは、あらゆるWebツールにTogglのタイマーボタンを追加するアドオンです。

Google Chromeのウェブストアより、上記のアドオンをChromeに導入します。

「拡張機能を追加」をクリック

アクセス権限に関する注意事項が出ますので、確認した上で「拡張機能を追加」をクリック。

yo_ta
これでToggl Buttonアドオンの追加はOK

Toggl Buttonの設定をする

追加するだけでは使えないので、Todoistで使えるように設定しましょう。

アドレスバーの右側に、Toggl Buttonのアイコンがあります。

Toggl Buttonのアイコンを右クリックし、「オプション」を選択してください。

Toggl Buttonの設定-アイコンを右クリックしてから、オプションを選択

オプション画面を開くと、英文が飛び込んできますが、

yo_ta
「IntegrationsでURL権限を有効にしてね」と言ってます。

「Don't show this notification again」にチェックを入れる

「Don't show this notification again」にチェックを入れて、次回から表示させないようにしましょう。

「Integrations」タブを選択して、検索ボックスに「todoist」と入力します。

表示された「Todoit - todoist.com」にチェックを入れます。

todistを検索してURLを許可

アクセス権限に関する注意事項が出ますので、確認した上で「許可」をクリック。

許可をクリック

yo_ta
これでTodoistとtogglの連携が完了しました!

Todoistのアドオン(TodoistChute)を導入する

TodistChute
TodoistChute

TodoistChuteは、Todoistに見積もり時間や完了予定時刻を表示するためのアドオンです。

Google Chromeのウェブストアより、上記のアドオンをChromeに導入します。

「拡張機能を追加」をクリック

アクセス権限に関する注意事項が出ますので、確認した上で「拡張機能を追加」をクリック。

yo_ta
これでTodoistChuteアドオンの追加はOK

Todoistとtogglを組み合わせた活用手順

基本操作はTodoistで行います。

タスクの「外出し」「細分化」「時間管理」を行うために、Todistとtogglを活用する方法を解説していきます。

頭の中にあるタスクはすべて「インボックス」に書き出す

タスクは一度すべて「インボックス」に書き出してしまいましょう。

あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ...

という状態だと、具体的に次に行動すべきことを決めきれず、時間だけがイタズラに過ぎていきます。

やらないといけないこと、やりたいことといったタスクは、頭の中からいったん追い出します。

yo_ta
そうするだけでも、だいぶ頭の中がスッキリしますよ。

書き出したタスクを細分化(ネスト)する

インボックスにタスクを書き出したら、できるだけ細分化しましょう。

細分化したタスクは、ネストすると管理がしやすくなります。

ネストされたタスク

画像の例では、「ブログ執筆」というタスクの中に、リサーチや執筆といった細分化されたタスクをネストしています。

ネストする方法は、タスクをドラッグ&ドロップしても良いですが、タスクの作成時に「Ctrl + →」でカンタンにできます。

各タスクに想定時間を入力する

各タスクがどのくらいで処理し終えるか、想定時間を入力します。

「//○○」で予想時間を入力

タスクの末尾に「//○○」と入力するだけです。

時間は「分」単位で入力してください。

入力した時間は、TodoistChuteの機能で集計され、見積もり時間と、完了予定時刻が表示されます。

yo_ta
インボックスの中では、見積もり時間と完了予定は気にしない

Todoistのプロジェクトを作成する

タスクを管理するには、次の2つのグループが必要と考えています。

  • タスクをすべて管理するグループ
  • 今日1日のタスクを管理するグループ

デフォルトの「今日」という項目だと、タスクのネストができません。

そのため、新しくプロジェクトを作成します。

「プロジェクトを追加」をクリックして、「今日のタスク」というプロジェクトを作成しましょう。

yo_ta
名前はあなたの好きなようにつけてください。

当日中のタスクは「今日のタスク」で管理します。

当日のタスクを「今日のタスク」プロジェクトへ移動

当日中に行うタスクを、「インボックス」から「今日のタスク」プロジェクトへドラッグ&ドロップして移動させます。

タスクをドラッグ&ドロップ

「今日のタスク」プロジェクトに移動し、見積もり時間と完了予定を見ながら、タスクを調整しましょう。

開始時刻にチェックを入れると、指定の開始時刻からの完了予定を確認可能です。

完了予定時刻の確認がカンタンにできる

yo_ta
休憩時間にチェックを入れると、休憩時間まで考慮できます。

タスク開始時にtogglボタンを押して計測開始

では、実際にタスクを開始してみましょう。

対応するタスクの右側にtogglボタンがあるため、開始時にクリックします。

タスクにマウスカーソルを合わせると表示される

toggl側のプロジェクトやタグの選択に関する画面が出ますが、

ここでは特に使用しないため、「Done」ボタンを押して閉じます。

togglできっちり管理する場合は入力する

タスクの計測中は、タスクの右側にtogglのマークが付きます。

yo_ta
タスクの実行中は、ポモドーロテクニックを使うとはかどりますよ。

 

 

タスク終了時にtogglボタンを押して計測停止

タスクが完了したら、Todoistのタスクの右側にあるtogglボタンをクリックして、計測を停止します。

計測の終了は、アイコンをクリックするだけ

完了したタスクは、チェックを入れてグレーアウトしましょう

 

この時、TodoistChuteの見積もり時間などの計算が反映されないことがあります。

その場合は、開始時刻などのチェックを付け外しして、再計算させると反映されます。

TodoistChuteに再計算させる

実際にタスクを処理してみて、予想時間と実作業時間の差異を確認しておきます。

大きくズレるようであれば、次から修正することを意識しましょう。

タスクのネストと予想時間の入力について

Todoistでは、完了したタスクは消えてしまいます。しかし、ネストしているタスクはグレーアウトされるだけで、残るんですね。

完了したタスクが残ることは、「きちんと積み上げている」ということの確認にもなります。

また、タスクの予想処理時間を入力すると、「その時間内に終わらせたい」という心理が働きます。

タスクを速く終わらせるという意識を持つだけでも、作業スピードはあがるため、作業効率の上昇に繋がりますよ。

【2019/12/20追記】サブタスクを画面に残す方法

Togglがバージョンアップして、サブタスクを完了した際にデフォルトで削除される(隠される)ようになりました。

完了したサブタスクが見えない

 

前述のとおり、個人的にはサブタスクは残しておいたほうが良いと考えています。

そこで、サブタスクを完了しても残すようにする手順を解説します。

 

(1)タスクのメニューから「完了したタスクを表示」をクリック。

「完了したタスクを表示」をクリック

 

(2)「+○件の完了したタスク」のマークをクリック。

サブタスク横のマークをクリック

 

(3)完了したタスクが表示される。

完了したサブタスクが表示される

 

yo_ta
表示はされるのですが、以前と比べるとちょっと使いづらくなりました。。

多少手間がかかるようになってます。

そのため、実際に使った上で継続利用するか判断しましょう。

週1ペースでtoggl管理ページから作業状況を確認

毎日見ても良いですが、週に1回ぐらいのペースで、作業の状況をtogglで確認します。

togglを開いてから「Dashboard」をクリックすることで確認可能です。

togglの計測結果のイメージ

yo_ta
「全体的に作業時間が多いなぁ」とか「このタスクに時間かけ過ぎだなぁ」ということを確認できます。

togglで計測した結果を元に、次週の対応方法を考えることができますね。

繰り返し実践と改善を行うことで、作業効率を上げることが可能です。

まとめ:タスクを管理して作業効率をあげよう!

タスクを管理するときに、自分が意識していることは、タスクの「外出し」「細分化」「時間管理」です。

Todoistとtogglを利用すると、カンタンに実現できるので、ぜひ試してみてください。

 

Todoistとtogglを連携させるために必要なものをまとめておきますね。

  • Gmailアカウント
  • Todoistのアカウント
  • togglのアカウント
  • Toggl Button(アドオン)
  • TodoistChute(アドオン)

 

タスク管理に悩んでいる人は、この記事を元にタスク管理を見直してみませんか?

タスク管理の考え方、Todoist/togglの登録を確認したい人は、次の記事を参照ください。

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