【作業効率アップ!】Todistとtogglを組み合わせてタスクと時間を管理する方法:考え方、登録編
タスクの管理ができない!
効率的なタスク管理をして作業効率を上げたい!

このような要望にお答えするべく、自分が普段実践しているタスク管理について紹介する記事です。

仕事でもプライベートでも、やらなくてはいけないこと・やりたいことは、たくさんありますよね?

しかし、やろうと思っていても、なかなか思い通りに進まない人も多いのではないでしょうか。

yo_ta
Webライティングの仕事とブログ更新などのタスクをうまいこと管理できないかなぁ

といろいろと試してみましたが、これから紹介する方法を用いることで、

カンタンにタスクが管理できて、1日にどれだけのタスクが処理できるのかが把握でき、作業効率が上がりました。

少し長くなるため、この記事は2回に分けて解説しています。

この記事は、

Todoistやtogglを使ったことがない
タスク管理の考え方を知りたい

といった人向けの記事です。

Todoistとtogglを組み合わせた実践方法だけを知りたい人は、こちらの記事を参照してください。

タスク管理の考え方

まずは、タスクの管理・処理に対して、どのように考えるべきかを解説します。

タスクは外出しして細分化する

タスクは必ず頭の外に出してください。

頭の中でタスク管理をしようとすると、必ず失敗します。

なぜなら、人間は忘却の生き物であるため、すぐに忘れてしまうからですね。

タスクの外出しぐらいやってるよ!

という人も多いと思いますが、具体的にどのように外出ししていますか?

タスクを頭の外に出す場合、やりがちなのが「大きいカテゴリのまま」タスクを外出ししてしまうことです。

 

たとえば、Webライティングやブログ記事を執筆するときのことを考えてみましょう。

「1記事執筆する」というのは、「大きいカテゴリのまま」です。

yo_ta
タスク管理がうまくできていないときは、大きいカテゴリのままにしていました。

実際に執筆するまでには、いくつかの細かいタスクがありますよね。

WordPressで1記事執筆するだけでも、ざっと次のタスクが考えられます。

1記事執筆するタスクの細分化
  • リサーチ
  • 構成作成
  • 執筆
  • WordPress入稿(文字装飾とか)
  • 画像選定
  • 校正

もちろん、人によっても変わってくるでしょうが、重要なことは「タスクを細分化する」ということです。

 

タスク管理に失敗する要因の一つとして、「タスクが終わらなかった」という経験が積み重なることが挙げられます。

そのような経験が積み重なると、

自分はタスク管理なんてできない

と思い込んでしまう要因にもなります。

 

タスクを完了させることは、1つの成功体験です。

大きな成功を得るためには、小さな成功を数多く体験しなければなりません。

そのためにも、1つのタスクを細分化することで、小さな成功体験を積み上げていきましょう。

1つの小さなタスクでも、終わらせることで確実に1歩前進しています。

1歩前進したことを自分の中で褒める習慣を身に着けましょう。

タスクの処理にかかる時間を予測・計測・改善する

タスクは膨大ですが、時間は限られています。

限られた時間の中で、最大限のタスクを処理するためには、各タスクの処理にかかる時間も管理しなければいけません。

各タスクの処理にかかる時間を予測し、計測した結果を見て、改善する、というプロセスが必要となります。

 

新しいタスクも、基本的には過去のタスクと同等か、多少の応用であることがほとんどでしょう。

タスクをこなすごとに、タスクの処理にかかる時間の管理の精度は高まります。

yo_ta
時間管理の精度に関しては、自分もまだまだですが、確実に上がってきています。

 

タスクの「外だし」「細分化」「時間管理」は、Todoistとtogglを組み合わせて使用するとカンタンに実現可能です。

次の項目から、Todoistやtogglを使ったことのない人に向けて、登録方法と利用方法を解説していきます。

もちろん、Todoistとtogglは無料で利用可能です。

5分で完了!Todoistの登録方法

Todoistは、クラウド型のタスク管理システムです。

GoogleかFacebookのアカウントがあれば、連携させてすぐに利用できるようになります。

yo_ta
togglもGoogleアカウント連携が可能なので、個人的にはGoogleアカウント推奨

Todoistのページにアクセス

Todoistトップページ
Todoistトップページ

「やることを整理して、人生を楽しむ…」

いい言葉ですね~。

そんなTodoistのコンセプトの下にある「今すぐ無料で開始する」ボタンをクリックします。

サインアップ手段は3種類

Todoistのサインアップ手段は3種類

サインアップの手段は、次の3つから選択可能です。

  1. Googleアカウント
  2. Facebookアカウント
  3. メールアドレス

ここでは、Googleアカウントを選択した場合を想定して進めます。

TodoistとGoogleアカウントの連携

あなたのGmailアドレスを入力して、TodoistとGoogleアカウントを連携してください。

登録完了:初期画面

Todoist登録完了

たったこれだけで完了です。

「始める」のボタンを押して進めていくと、カンタンなチュートリアルのあと、Todoistの初期画面にたどり着きます。

Todoist初期画面

お疲れさまでした。これでTodoistを利用する準備は完了です!

5分で完了!togglの登録方法

togglは、クラウド型のタイムトラッキングツールです。

Googleアカウントがあれば、連携させてすぐに利用することができます。

togglのページにアクセス

togglトップページ

togglトップページ

「Where dit time go?」(時間はどこに行った?)

yo_ta
深い...(のか?)

火星人みたいなキャラクターの下にある、SIGN UPボタンをクリックします。

サインアップ手段は2種類

togglのサインアップん手段は2種類
サインアップの手段は、次の2つから選択可能です。

  1. Googleアカウント
  2. メールアドレス

ここでは、Googleアカウントを選択した場合を想定して進めます。

togglとGoogleアカウントの連携

Googleアカウントが表示されていれば、使用するGoogleアカウントを選択します。

表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」をクリックして、あなたのGmailアドレスを入力してください。

登録完了:初期画面

toggl初期画面

はい、もう完了です。

お疲れさまでした。これでtogglを利用する準備ができました!


今回はここまで。

続きの実践編はこちらの記事を参照してください。

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